周年記念事業担当者のための「失敗しない進め方」講座（第1回/全8回）

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周年記念品銀座ショールーム

第1回：周年記念事業の担当者になったら最初にやるべき5つのこと


「来年、創立○周年だから担当をお願い」

そんな一言から、突然周年記念プロジェクトが始まることがあります。

しかし、多くの担当者にとって周年記念は毎年経験する業務ではありません。


何から始めればいいのか分からない？

記念品はいつ頃検討すればいいのか？

社内の誰を巻き込むべきなのか？

どれくらい前から準備するものなのか？

そもそも創立記念日っていつだったっけ？


...こうした疑問を抱えたまま手探りで進めてしまうと、後になってスケジュール不足や社内調整の遅れに悩まされることも少なくありません。


一方で周年記念事業は単なるイベントや記念品づくりではありません。 企業が積み重ねてきた歴史を振り返り、社員や取引先への感謝を伝え、これからの方向性を共有する機会でもあります。 だからこそ、思いつきではなく計画的に進めることが大切です。


そこで今回は、周年記念担当者になったらまず確認したい5つのポイントをご紹介します。



1. 「いつまでに何を行うのか」を整理する


最初に確認したいのは周年日です。

周年記念日がいつなのか。創立/創業/設立、どの記念日を対象と考えるのか。そして、その日までに何を実施する予定なのか、を整理しましょう。


例えば、 周年記念式典/周年記念品の配布/周年記念誌の発行/周年ロゴの制作/周年記念特設サイトの公開など、実施予定の施策を書き出していきます。 この段階では正確でなくても構いません。まずは何があるのかを大まかにでも把握することが重要です。


また、周年記念事業は準備期間が長くなる傾向があります。特に周年記念品製作や印刷物の制作は、企画・デザイン・校正確認など複数の工程を経るため、想像以上に時間を要することがあります。 まずは「何を行う予定なのか」を見える化し、全体像を確認するところから始めましょう。



2. 周年記念の目的を一文で整理する


次に行いたいのが目的の確認です。 ここでも難しく考える必要はありません。

例えば「社員への感謝を伝える」「取引先への感謝を伝える」「企業理念を再共有する」「次の10年へ向けた機運を高める」など、一文で表現できれば十分です。


周年記念事業では、記念品製作や式典運営といった『何をやるか』に目が向きがちですが、本来は『何を伝えたいか』が先にあります。 目的が明確になることで、


誰に向けて行うのか？

どんな施策が必要なのか？

周年記念品に何を込めるのか？


といった判断もしやすくなります。


目的が曖昧なまま進めると、「周年記念式典はやるのか」「周年記念品は必要なのか」といった判断がぶれやすくなります。 周年記念事業は企業ごとに目指すゴールが異なるからこそ、最初に目的を整理しておくことが大切です。



3. 関係者一覧を作る


周年記念は担当者一人で完結する業務ではありません。

まずは関係者を書き出してみましょう。


よく関わる部署としては、 経営層/総務部/人事部/広報部/営業部などがあります。

おすすめは「決裁者」「実務担当者」「確認が必要な部署」の3つに分けて整理する方法です。


周年記念事業では、企画内容そのものよりも社内調整に時間がかかるケースも少なくありません。 後になって「この部署にも確認が必要だった」「決裁者が別にいた」とならないよう、初期段階で関係者・部署を把握しておくことで、その後の進行がスムーズになります。



4. 前回の周年記念実績を探す


意外と見落とされるポイントです。

もし10周年、20周年、30周年など過去の節目があれば「どんな施策を行ったか？」「予算はどの程度だったか？」「記念品は何を配布したか？」などを確認しておきましょう。


社内資料が残っていなくても、過去の広報誌やホームページの記事がヒントになることがあります。 また、当時の担当者や関係者が在籍している場合は、直接話を聞いてみるのも有効です。


過去の実績を知ることで、自社らしい周年記念事業の方向性が見えてくることもあります。 ゼロから企画を考えるよりも、過去の取り組みを確認できればより効率的に進めることができるでしょう。



5. 大まかな年間スケジュールを作る


ここまで整理できたら、最後に簡単なスケジュール表を作ります。

例えば、周年月が10月の場合...


・企画検討：4〜6月
・業者選定・発注：6〜8月
・デザイン確認：8〜9月
・最終準備：9〜10月
・式典実施：10月



程度のラフなもので十分です。 細かな作業スケジュールは後から調整できますが、まずは大きな流れを把握することが重要です。


担当者が最初に作るべき成果物は、企画書よりもスケジュール表かもしれません。 全体の流れが見えるだけでも、必要な準備や相談事項が明確になりやすくなります。




周年記念事業の準備は、早めに全体像を把握するだけでも大きく進めやすくなります。 特に担当者が最初に陥りやすいのは、「何を作るか」から考え始めてしまうことです。


しかし周年記念事業の本質は、記念品やイベントそのものではなく、企業がこれまで支えてくれた人々へ感謝を伝え、未来への想いを共有することにあります。 その想いを形にするためにも、まずは目的・関係者・スケジュールを整理し、そのうえで具体的な施策や記念品の検討に進めていきましょう。


次回は、周年記念担当者が陥りやすい「よくある失敗事例」と、その対策についてご紹介します。



（この記事は全8回の連載記事となります）

>> 第２回に続く（6/17更新）



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